入力業務編の詳細－入力業務の技能と習得－表計算ソフト　(パソコン奮闘記)

入力業務の技能と習得 (続き)


	d)表計算およびデータベースソフトの理解


	これらのソフトについても、まず表計算ソフトの、次いでそれが修了した段階で、データベースソフトの、通信講座によるそれぞれの入門コースを受講しました。　ここでは、余りまとまりはありませんが、ソフトの習得などを通じて気づいたことなどを、ご紹介してみたいと思います。
	1)表計算ソフト


	a. ソフトの選択


		表計算のソフトは、今はほとんど、マイクロソフトのエクセルか、ロータスの１－２－３かのいずれかになります。　店主の個人的意見では、もし業務で使用する予定があるとか、どちらか一方だけいうのであれば、当然エクセルを選択するべきと思いますが、表計算ソフトそのものとしての使いやすさというのであれば、１－２－３のほうをおすすめします。　なぜエクセルがこれほど普及したのかは、いまだよくわからないのですが、おそらく、ワードなど、マイクロソフトのほかのファミリーソフト同様、基本OSのWindowsとセットのように販売されたこととも、無関係ではないように思います。　それはともかく、データ入力の業務の現場では、表計算ソフトとしては、エクセルを指定されることが、ほとんどでしょう。


	b. 習得すべき基礎機能


		データ入力業務をこなすために覚えておくべき、表計算ソフトのおもな機能は、たとえば次のようなものと思います。なお、ソフトによって、同じ機能が別な呼び方をされている場合もあるので、ご注意ください。


		1. データ変換の方法　　CSV形式 (拡張子.csv) やテキスト形式 (＝タブ形式など.txt) 　2. セルの表示形式 (文字列、数値など) の設定や列幅調整など　3. オートフィルやオートコンプリートなどの機能　4. データの検索あるいは置換の方法　5. データの並び替えの方法　6. 自動ふりがな機能　7. 郵便番号辞書の使い方　8. 印刷のための各種の調整と設定　9. 基本的なグラフ作成と加工の方法


	c. 表計算ファイルの互換性


		よく、ことなった表計算ソフトのあいだではファイルの互換性がないから、といわれますが、以下の通り、かならずしも、そうでもないようです。　ここにあげたテストは、いずれもエクセル2000と１－２－３-98との互換性で、これが最近、どのように改善あるいは改変されているかは、わかりません。ただ、概して、１－２－３のほうが、ライバルソフトにかんするファイル互換性の配慮は、いきとどいていているように思います。


		1. ソフト固有のファイルの場合

＊１－２－３では、エクセルファイルは、読みこみ時のファイルの種類を、Excelと指定することで、そのまま展開できます。

＊エクセルでは、１－２－３ファイルは、旧形式 (テスト時点での) の拡張子 (".wk*") のLotus1-2-3ファイルのみが展開できます。その時の最新形式の、拡張子 (".123") のファイルを展開することはできません。


		2. 相手ソフト向けに変換する場合

＊１－２－３で作表したものは、保存時のファイルの種類を、Excel97ワークブック (テスト時点) とすることで、エクセルでそのまま展開できます。このときなぜか、MS明朝のテキストが含まれていると、展開時に文字化けをおこしてしまいます。もとがMSPゴシックなら問題はないようです。

＊エクセルで作表したものは、ファイルの種類を、旧形式の拡張子 (".wk*") のLotus1-2-3ファイルとしてのみ保存できます。このファイルは、１－２－３で展開ができます。


	(続く)