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入力業務というもの
入力業務の技能と習得
当店での入力業務の位置づけ

入力業務の技能と習得 (続き)

d)表計算およびデータベースソフトの理解 (続き)(データベースソフト)

1)表計算ソフト (続き)

d. CSV形式やテキスト形式データ使用上の注意

　一方、CSV形式やテキスト形式データファイルは、表計算ソフト相互間であっても完全互換である、と通常教えられているようですが、実際には、細かく見ると、いろいろと問題もあるようです。
　狭い経験の範囲内で、しかもかなり以前のテストの結果ですが、以下に、少し注意点などをまとめてみました。今現在、それが解決されているかどうかはわかりませんが、なにかのご参考になればと思います。

1. エクセルの問題点

次のように、エクセルでのこれらのデータファイルは、余り使い勝手がよくありません。

＊ エクセルの表を、エクセルじたいでCSV形式やテキスト形式で保存した後、再度エクセルで開くと、文字列が正常に展開されず、勝手にセルの表示形式がかわっていることがあります。セルの表示形式を手修正すれば、解決されます。

＊ 拡張子.txtのファイルを、テキストファイルウィザードの｢区切り文字｣を｢カンマ｣として展開する場合のカンマは、通常、半角のカンマを意味し、全角のカンマの場合は、｢区切り文字｣を｢その他｣のあつかいとする必要があります。これはとくに、ワープロソフトほかで、カンマ区切りでデータ入力されているものを、テキストファイル (.txt) 変換し、エクセルに引きわたしたいような場合などでは、注意しなければなりません。つまり、カンマだけを半角には、入力されていない場合があるからです。

＊ 拡張子.csvのファイルの場合にかぎっては、半角はもちろんのこと、全角のカンマであっても、正しく認識されるものがあります。そのあたりの内部処理の方法は、よくわかりません。

2. １−２−３の問題点

　１−２−３では、エクセルで作成したCSV形式やテキスト形式のデータファイル、および、ワープロなどで作成したカンマ (半角、全角とも) やタブの入ったファイル (但し、拡張子.txt) のいずれも、正常に展開することができます。この点では、それらのファイルからの受けわたしは、安心しておこなうことができます。ただ、次のような問題点もあります。

＊ １−２−３からCSV形式で保存したファイルでは、セルの表示形式が文字列のデータは、｢" (ダブルクォーテーション)｣で囲まれてしまい、しかも、カンマはすべて全角として出力されてしまいます。これをエクセルに引きつぎますと、全角のカンマは区切りとしては正しく判定されますが、なぜか、データのなかにこの｢"｣が残ってしまうセルと、正しく展開されているセルとが、出現します。

＊ １−２−３からテキスト形式で保存したファイル (.txt) は、エクセルで意味するテキスト形式 (＝タブ形式.txt) と同一ではないので、注意が必要です。

2)データベースソフト

　データベースソフトによるデータ入力については、入門的な学習のみで終わり、実務の経験もありませんので、当店でご説明できることは、ほとんどなにもありません。
　同じデータベースソフトといっても、リレーショナルデータベースソフト、カード型データベースソフト、文書型データベースソフトなどいろいろですが、データ入力業務の現場で使用されるのは、リレーショナル型かカード型にかぎられるようです。
　一番ふつうに見かけるのが、マイクロソフトのアクセスを指定した業務の募集、次いでときたま、ファイルメーカーによるものもある、といったところでしょうか。
　もし、データ入力業務のすそ野を広げられたい場合には、対象のソフトをアクセスにしぼって習得されるのが、効率的でしょう。